(Read this article in English)
Vanaf 1 januari 2026 kunnen personeelsleden die dat wensen gebruik maken van de mogelijkheid om hun bruto eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk om te ruilen voor de lease van een (al dan niet elektrische) fiets of speedpedelec.
Via dit systeem kunnen deze personeelsleden dan een fiets naar keuze leasen uit het aanbod van het fietsleasebedrijf, en dit voor een periode van 36 maanden. Na afloop van deze periode hebben zij de keuze om de fiets terug in te leveren, of om deze over te kopen tegen een vooraf vastgelegd nog te betalen restbedrag.
Zoals we eerder al lieten weten in dit artikel betreurt ACOD een aantal keuzes die zijn gemaakt bij de uitwerking van deze fietslease door het universiteitsbestuur. Voor de personeelsleden die er kunnen en wensen gebruik van te maken, kan dit leaseplan echter een welkom voordeel bieden.
UGent communiceerde via de personeelsnieuwsbrief reeds de mogelijkheid om in te schrijven voor en deel te nemen aan een aantal (ondertussen voorbije) infosesses en voor enkele nog geplande testmomenten voor de fietslease, Op het UGent-intranet kan je ook informatie terugvinden over de nieuwe SAP-tegel waar je kan nagaan of je voldoet aan de voorwaarden om gebruik te mogen maken van de fietslease, en waar je jouw geraamde eindejaarstoelage kan terugvinden. Daarnaast biedt UGent ook een tool aan waarmee je - op basis van de info uit de SAP-tegel en de prijsinfo van de website van het fietsleasebedrijf - een inschatting kan maken wat de fietslease in jouw situatie financieel zou beteken.
Enkele aandachtspunten
Eens je ingestapt bent in dit fietsleaseplan kan je dit niet zomaar stopzetten. In principe ben je dan verplicht om de fiets gedurende de volledige periode van 36 maanden te leasen (zie verder voor een aantal specifieke uitzonderingen). Dit betekent dat je gedurende die drie jaar weinig of geen eindejaarstoelage zal ontvangen in de maand december. Deze wordt dan immers gebruikt door UGent om de maandelijkse leasekost van de gekozen fiets te betalen.
Hou er ook rekening mee dat als het bedrag van je eindejaarstoelage niet voldoende is om de leasekost van de gekozen fiets te betalen, de UGent het nog resterende verschuldigde bedrag zal aanrekenen op je nettoloon.
Let op: het is mogelijk dat jouw eindejaarstoelage aanvankelijk voldoende is om de leasekost te dekken, maar dat er gedurende de leaseperiode van 36 maanden iets verandert in je situatie, bijvoorbeeld wanneer je deeltijds gaat werken. In dergelijke situaties wanneer je eindejaarstoelage vermindert, is het mogelijk dat deze niet meer volstaat om de lease te bekostigen en je daardoor toch geconfronteerd wordt met een aanrekening op je nettoloon.
Verder zijn er ook een aantal voorwaarden verbonden aan het gebruik van de leasefiets. Deze leasefiets blijft gedurende de leaseperiode eigendom van het fietsleasebedrijf. Er gelden tijdens de leaseperiode dan ook bepaalde regels, verplichtingen en beperkingen die er anders niet zouden zijn wanneer je zelf gewoon een fiets aankoopt bij een fietshandelaar. Zo mag enkel jijzelf, je partner en je eventuele inwonende gezinsleden de fiets gebruiken. Ook in die gevallen waarbij je partner of gezinsleden met de fiets rijden, blijf je zelf persoonlijk verantwoordelijk voor de fiets. Ook moet de fiets steeds goed worden afgesloten op de voorgeschreven wijze, mag je deze niet gebruiken voor bvb sprotwedstrijden, of voor het uitvoeren van koerierdiensten, enz.
Deze gebruiksvoorwaarden kan je terugvinden in hoofdstuk 8 (pagina 7-9) van de fietspolicy op het UGent-portaal. Sowieso lees je best de integrale fietspolicy goed na vooraleer in te tekenen. Hetzelfde geldt voor het fietsleasereglement. Is er iets niet duidelijk of heb je vragen? Stel deze dan zeker vooraf.
Niet uit het oog te verliezen is ook de verplichting om de fiets regelmatig te gebruiken voor je woon-werkverkeer. Dit is een vereiste opdat er voor deze ter beschikking gestelde leasefiets geen sociale bijdragen en belastingen zouden moeten worden aangerekend. Let op: maak je voor je belastingaangifte geen gebruik van het forfait aan beroepskosten maar dien je je werkelijke beroepskosten in? Dan zal de voornoemde vrijstelling niet gelden voor jou.
Bij de fietslease hoort een verzekering voor schade en diefstal. De na te leven regels en modaliteiten voor deze verzekering kan je terugvinden in hoofdstul 9 (pagina 9-11).
Wanneer je bij het einde van de fietslease ervoor kiest om de fiets terug in te leveren, dan moet deze in goed onderhouden staat zijn, zie hoofdstuk 11 (pagina 14-15) van de fietspolicy. Zo niet kan dit ook extra kosten opleveren.
Zoals gezegd zit er al een bepaald bedrag aan onderhoudskost in de leaseprijs inbegrepen dat jaarlijks kan worden gespendeerd. Dit is afhankelijk van het type fiets. Meer hierover is terug te vinden in hoofdstuk 13 (pagina 15-16) van de fietspolicy.
Gebeurtenissen die een invloed kunnen hebben op de fietslease
Zoals gezegd kan de fietslease van 36 maanden normaal niet worden stopgezet eens erop werd ingetekend. Toch zijn er een aantal situaties voorzien met specifieke gevolgen. Je kan deze terugvinden in de hoofdstuk 10 (pagina 11-14) van de fietspolicy.
Wordt je tijdens de leaseperiode ontslagen door UGent?
Dan wordt de lease op dat moment stopgezet, en krijg je de keuze: ofwel kan je de fiets kosteloos terug inleveren, ofwel kan je deze overkopen tegen de nog resterende waarde op dat specifieke moment in de leaseperiode. Deze restwaarde is een bepaald percentage van de catalogusprijs. Dit percentage daalt naar gelang de leaseperiode verder is gevorderd. Je kan de grafiek terugvinden op pagina 12 van de fietspolicy.
Neem je zelf ontslag bij UGent tijdens de leaseperiode?
Dan wordt de lease op dat moment stopgezet, en krijg je de keuze: ofwel kan je de fiets terug inleveren tegen betaling van een bepaalde verbrekingsvergoeding (zie 10.3.2 op pagina 12-13 van de fietspolicy), ofwel kan je deze overkopen tegen de nog resterende waarde op dat specifieke moment in de leaseperiode.
Wat bij langdurige onderbreking van de tewerkstelling tijdens de leaseperiode?
Onderbreek je jouw tewerkstelling voor een aaneensluitende periode van 6 maanden of meer? Dan wordt de fietslease op dat moment stopgezet en gelden dezelfde regels als wanneer je zelf ontslag zou hebben genomen (zie hierboven).
Uitzonderingen:
Conform (de voetnoot bij) artikel 19 van het fietsleasereglement geldt deze regel niet voor periodes van afwezigheid door moederschapsrust, Vlaams zorgkrediet en de thematische verloven, zijnde ouderschapsverlof, verlof voor palliatieve zorg, verlof voor medische bijstand en verlof voor mantelzorg. In deze gevallen loopt de fietslease gewoon verder.
Ook als het gaat om een langdurige afwezigheid wegens ziekte of ongeval gelden er andere regels. In dit geval wordt de fietslease door middel van de bruto eindejaarstoelage pas stopgezet na een aaneengesloten periode van 11 maanden afwezigheid. Op dat moment krijgt het personeelslid de keuze: ofwel kan je de fiets kosteloos terug inleveren, ofwel kan je deze overkopen tegen de nog resterende waarde op dat specifieke moment in de leaseperiode, ofwel kan je de lease alsnog verderzetten door maandelijks zelf de leasekost te betalen. Deze laatste optie houdt dan in dat je geen gebruik meer kan maken van de bruto eindejaarstoelage om de leasekost te betalen, maar dat je hiervoor je eigen netto inkomen (loon, uitkering, ...) gebruikt. Let op: als je niet tijdig (= binnen de 4 weken nadat UGent jou de vraag heeft gesteld) je keuze schriftelijk hebt doorgegeven aan het fietsleasebedrijf dan wordt uitgegaan van de default keuze, namelijk kosteloze inlevering van de fiets.
Nog enkele bijzondere situaties
Kom je helaas te overlijden in de loop van de fietslease? Dan kunnen je nabestaanden op dat moment de keuze maken om de fiets kosteloos terug in te leveren, of om deze alsnog over te kopen tegen de nog resterende waarde op dat specifieke moment in de leaseperiode.
Kan je medisch attesteren dat je niet meer in staat bent om met de fiets te rijden? Dan kan de fietslease - als je dat wenst - op dat moment kosteloos stopzetten.
Ga je op pensioen tijdens de leaseperiode? Dan kan je de fiets op dat moment overnemen tegen de nog resterende waarde op dat specifieke moment in de leaseperiode.
Kom je door overmacht in een situatie waarbij je de verderzetting van de fietslease financieel niet meer aankan? Dan kan je op dat moment een gemotiveerde aanvraag tot stopzetting van het leasecontract indienen bij UGent HR (bij het hoofd Compensation and Benefits, HR Operations, Data
Management). Deze zal de aanvraag beoordelen en samen met jou en het fiestleasebedrijf naar een passende oplossing zoeken.
Nog enkele laatste tips
Teken enkel in op deze fietslease als je sowieso al van plan was om een dergelijke nieuwe fiets aan te kopen, en als je zelf in principe ook voldoende financiële middelen hebt voor deze aankoop mocht deze fietslease via bruto eindejaarstoelage er niet zijn geweest.
Heb je het gevoel dat je de fietslease eigenlijk financieel niet zou kunnen dragen zonder de specifieke regeling met de bruto eindejaarstoelage? Denk dan zeker twee keer na alvorens in te tekenen. Er valt immers niet met zekerheid te voorspellen welke zaken zich kunnen voordoen tijdens deze leaseperiode van 36 maanden, en die jou mogelijks financieel in een moeilijke situatie kunnen brengen.
Denk er ook aan om de prijs van de gekozen fiets bij de fiestleasepartner ook steeds nog eens te vergelijken met de prijs voor eenzelfde fiets bij een andere aanbieder. Hou er hierbij wel rekening mee dat in de prijs voor de fietslease telkens ook de kost voor de verzekering tegen schade en diefstal is inbegrepen, evenals een jaarlijks te spenderen onderhoudsbedrag. Daarnaast dien je bij de vergelijking ook nog rekening te houden met de 55 euro jaarlijkse administratieve kost die UGent zelf nog aanrekent wanneer je gebruik maakt van de fietslease.
Ziet het globale kostenplaatje voor de door jou gekozen fiets er gunstig uit en laat je eigen financiële situatie dit toe?
In dat geval kan het inderdaad een welkom bijkomend financieel voordeel zijn om gebruik te maken van deze fietslease. Zo kan je immers het brutobedrag van je eindejaarstoelage hiervoor inzetten, in plaats van enkel het nettobedrag dat je normaal op je rekening ontvangt.
Als je vanaf 2026 wil instappen, dan dien je je keuze tijdig door te geven, in de periode van 13 oktober tot 17 december 2025. Zo niet dien je meteen een jaar te wachten, en kan je pas instappen vanaf 2027.
Heb je verdere vragen? Aarzel zeker niet om ons te contacteren via ACOD@UGent.be