De afgelopen weken was er heel wat sociaal overleg: er was een extra subcomité Preventie en Bescherming op het Werk op maandag 4 mei, waarop de modaliteiten en werkwijze rond de organisatie van de examens en de heropstart van andere activiteiten binnen de gebouwen aan de UGent werden besproken, rekening houdend met de coronamaatregelen.
Daarnaast was er een informeel overleg op donderdag 7 mei, waar de coronamaatregelen aan de UGent uiteraard ook op de agenda stonden, en tenslotte een extra PersoneelsOnderhandelingsComité (POC) op maandag 11 mei, om de personeelsinzet rond “on campus” examens af te ronden.
Wil je meer weten over één van deze onderwerpen, of heb je zelf vragen of suggesties, laat het ons weten via acod@ugent.be
Subcomité Preventie en Bescherming op het werk (ScPBW) 4 mei 2020
Op 4 mei werd een extra ScPBW georganiseerd: enerzijds om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die de UGent heeft rond de rapportering in jaarverslagen, anderzijds om de bijzondere coronamaatregelen bij de organisatie van examens en de gedeeltelijke heropstart van onderzoeksactiviteiten te bespreken. In dit verslag gaan wij vooral in op de coronamaatregelen. Je vindt de volledige agenda, inclusief alle documenten die op de agenda stonden op de website van de UGent.
Rond de coronamaatregelen werden de beschermingsmaatregelen voorgesteld die zullen genomen worden bij de inrichting van examens die niet digitaal kunnen doorgaan. Daarbij werd benadrukt dat de algemene regel is om examens zo veel mogelijk digitaal te laten doorgaan.
Voor examens die “on campus” doorgaan, werden bijzondere beschermingsmaatregelen voorzien: het verplicht dragen van mondmaskers door alle betrokkenen, het respecteren van de 1,5m afstand, het regelmatig reinigen en ontsmetten van gebruikte oppervlakken,… Er zullen ook gebouwcoördinatoren en extra begeleiders worden aangesteld om te helpen om deze maatregelen te ondersteunen, om mondmaskers uit te delen, studenten wegwijs te maken en te informeren etc.
ACOD gaf aan dat de voorgestelde maatregelen in het algemeen wel doordacht en logisch lijken. Het draaiboek dat gebruikt zal worden is opgesteld door de diensten voor preventie en bescherming aan de UGent (IDPBW) in samenwerking met het Departement Medisch toezicht en de directies bevoegd voor onderwijs en gebouwen. Het werkstuk wordt intussen als voorbeeld gebruikt door het hele Vlaamse hoger onderwijs: felicitaties aan de opstellers zijn dus zeker terecht!
Voor de gedeeltelijke heropstart van dringende onderzoeksactiviteiten die niet via telewerk kunnen gebeuren werd gekozen om te werken met een vragenlijst van de IDPBW. Die vragenlijst brengt alle nodige beschermingsmaatregelen in herinnering, peilt naar de toepassing van die maatregelen, én naar het type van activiteiten dat zal plaatsvinden. De regel is dat de activiteiten in de gebouwen aan de UGent beperkt worden tot het noodzakelijke (andere activiteiten moeten via telewerk gebeuren), en dat deze pas kunnen worden opgestart na goedkeuring door de preventieadviseurs.
Ook bij dit document had ACOD veel lof voor het vele en goede werk van de preventieadviseurs en andere betrokkenen. We benadrukten wel dat het belangrijk is dat alle personeelsleden die gevraagd zullen worden binnen de gebouwen van de UGent te werken op de hoogte zullen worden gebracht van de maatregelen die specifiek op hun werksituatie van toepassing zijn, zodat ze zelf kunnen nagaan of alle nodige beschermingsmaatregelen ook in de praktijk worden toegepast. We vroegen om ook alle individuele door de vakgroepen ingevulde documenten te bezorgen aan de vakorganisaties, o.a. zodat wij personeelsleden met vragen ook kunnen helpen.
Informeel overleg 7 mei 2020
Procedure “on campus” examens
Ook dit informeel overleg stond grotendeels in het teken van de Coronamaatregelen. Een eerste agendapunt was de praktische uitwerking van de hierboven reeds besproken procedure voor het organiseren van “on campus” examens.
ACOD uitte haar bezorgdheid over het feit dat ongeveer 50% van alle examens “on campus” zullen gebeuren. Dit lijkt ons niet te stroken met de “uitzonderlijkheid” waarvan sprake was in de documenten die ter goedkeuring aan het Subcomité van maandag werden voorgelegd. ACOD vroeg dan ook naar extra inspanningen om het aantal examens dat fysiek in de gebouwen van de UGent zal plaatsvinden verder te verminderen.
Daarnaast maakten wij ook opmerkingen rond de modaliteiten voor de inzet van extra personeel om de examens te begeleiden. ACOD vraagt dat hiervoor in de eerste plaats wordt gekeken naar vrijwilligers: mensen kunnen hun redenen hebben om zich nog niet voldoende veilig te voelen om al terug te keren naar de gebouwen van de universiteit. De huidige crisis zorgt sowieso reeds voor heel wat angst en stress. In die omstandigheden aandringen bij personeelsleden die zich daar niet goed bij voelen, om toch mee te werken aan deze on campus examens is volgens ons dan ook absoluut geen goed idee. Ook daarom is een sterke inperking van het aantal examens dat zal plaatsvinden, en dus het benodigde aantal personeelsleden, belangrijk.
Verder moet er duidelijkheid komen over de gevolgen van het opnemen van deze taken rond het organiseren van de examens: het is niet de bedoeling dat medewerkers hiernaast ook hun andere taken er nog eens bovenop moeten doen. Als medewerkers zich inzetten voor de organisatie van examens, moeten die taken tijdelijk in de plaats komen van hun normale takenpakket. Ook dienen deze medewerkers duidelijke instructies en een korte opleiding krijgen rond de van hen verwachte taken, en moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over eventuele afwijkende werktijden. Eventuele prestaties buiten de normale werkuren of op weekend- of feestdagen moeten op een correcte manier worden gecompenseerd. Ook de twee andere vakorganisaties hadden dezelfde opmerkingen.
Tenslotte wezen de vakorganisaties op de constatatie dat leidinggevenden aan de UGent niet altijd de centrale richtlijnen rond de coronamaatregelen volgen: zo worden mensen soms verplicht om toch fysiek aanwezig te zijn in de gebouwen van de UGent, zonder dat daarvoor de centrale voorwaarden die daarvoor gelden worden nageleefd. Daarnaast is er soms discussie over de terugbetaling van kosten die medewerkers hebben gemaakt om van thuis uit te werken: ACOD vroeg dan ook een duidelijke communicatie dat deze effectief zullen worden terugbetaald, en dat aan de leidinggevenden gevraagd wordt om de centrale maatregelen te respecteren. We vroegen ook dat personeelsleden de mogelijkheid krijgen te melden wanneer ze het gevoel hebben dat dit niet zo is. Opnieuw sloten ook de andere vakorganisaties zich aan bij deze opmerkingen.
Invoering corona-ouderschapsverlof
Daarnaast werd op dit informeel overleg ook de invoering besproken van het corona-ouderschapsverlof dat de federale overheid heeft mogelijk gemaakt. ACOD maakte vooraf reeds duidelijk dat dit corona-ouderschapsverlof sowieso dient te worden toegestaan aan de personeelsleden die aan de federale voorwaarden voldoen en dit verlofstelsel wensen op te nemen.
In het voorstel van het bestuur werd voor een groot deel ingegaan op onze eis, met uitzondering van bepaalde activiteiten die essentieel zijn voor bvb de veiligheid. Voor de personeelsleden die hierbij betrokken zijn zou dit verlof slechts mogelijk zijn in zoverre deze essentiële activiteiten niet in het gedrang komen. ACOD onderstreepte dat in dergelijke uitzonderlijke gevallen een onafhankelijke beroepsinstantie moet worden voorzien die een objectieve beslissing kan nemen indien er onenigheid is tussen het personeelslid en de leidinggevende over de aard van de activiteiten of over de mogelijkheid om deze te combineren met het corona-ouderschapsverlof.
De uiteindelijke afspraken hierover zullen volgende donderdag 14 mei 2020 formeel worden onderhandeld. Ondertussen is het evenwel reeds mogelijk om het corona-ouderschapsverlof aan te vragen bij UGent (maar nog niet bij RVA). Meer hierover kan u terugvinden op de UGent website.
Extra PersoneelsOnderhandelingsComité (POC) van 11/05/2020
Dit extra onderhandelingscomité had slechts één agendapunt: de inzet van personeel voor de organisatie van on campus examens. ACOD herhaalde haar opmerkingen en vragen uit het informeel overleg van vorige donderdag:
- We herhaalden opnieuw dat het essentieel is dat de vakorganisaties vroeger betrokken worden bij discussies die kunnen leiden tot wijzigingen in de inzet van personeel. Zo zouden wij liever gezien hebben dat er meer wordt ingezet op alternatieven om on-campus examens te vermijden.
- ACOD herhaalde haar vraag dat alle personeelsleden die betrokken worden bij de organisatie van on campus examens de mogelijkheid moeten krijgen om hier niet aan deel te nemen indien zij of mensen waarmee ze samenleven te maken hebben met een gezondheidsrisico of zelf mogelijks besmet zijn met COVID-19, bij zwangerschap of indien ze zorg moeten dragen voor kinderen. We vroegen om daarbij ook personeelsleden die niet fysiek ziek zijn, maar die zich te ongerust en onveilig voelen om deel te nemen aan de ondersteuning van deze examens ook toe te laten thuis te blijven. Dit werd aanvaard door het bestuur.
- ACOD vroeg dat personeelsleden de reden voor een eventuele niet-deelname niet aan de direct leidinggevende zouden moeten doorgeven, of om een escalatiemogelijkheid te voorzien indien iemand zich niet gerust voelt om tegenover de leidinggevende “neen” te moeten zeggen. Die escalatiemogelijkheid werd aanvaard door het bestuur: medewerkers kunnen bij problemen terecht bij de directeur DPO of de vertrouwenspersonen.
- ACOD vroeg dat de inzet van de extra begeleiders bij de examens (mensen die helpen bij het uitdelen van mondmaskers, wegwijs maken van studenten,…) zou gebeuren op basis van een oproep naar vrijwilligers. Dit werd aanvaard door het bestuur, op voorwaarde dat de vakorganisaties akkoord zijn om snel opnieuw samen te komen om alternatieven te bespreken indien niet voldoende vrijwilligers worden gevonden.
- ACOD vroeg een correcte compensatie voor personeelsleden die zouden moeten werken tijdens de avonduren, op zaterdag, zon- en feestdagen. We vroegen om minstens de regeling uit het personeelsstatuut van de Vlaamse overheid over te nemen (VPS). Het bestuur deed hierop een voorstel dat gebaseerd is op dit VPS.
- Tenslotte benadrukten we de noodzaak van een goede communicatie naar de betrokken personeelsleden, en dat de eerdere ongelukkige communicatie die al gebeurde naar de collega’s van DSV zou worden rechtgezet. Het bestuur engageerde zich hiertoe.
Omwille van deze engagementen is ACOD akkoord gegaan met het voorstel rond personeelsinzet voor de organisatie van de on campus examens in juni en juli.
De versie van het voorstel die het bestuur bezorgde in voorbereiding van dit extra POC kan je reeds terugvinden op het UGent-portaal. De finale versie waarin alle hierboven vermelde aanpassingen werden verwerkt, volgt nog.