Stand van zaken SAP 25/4/2002

Op het BOC van 25 april 2002 werd ons de huidige stand van zaken inzake SAP meegedeeld door mevrouw Gonda Cock, directeur van de directie Financiën, dit ter opvolging van de vergadering van het BOC van 28 februari. Op voornoemde vergadering werd aan de vakorganisaties uitleg gegeven over de invoering van SAP en over de opleiding hiervoor van het personeel (zie notulen BOC).

Wij kregen hier ook de kans om een aantal vragen en/of opmerkingen te geven, waarop de directeur volgende antwoorden gaf:

1. De opleidingen
Mevrouw Cock deelt mee dat de algemene opleidingen op dit ogenblik ongeveer afgerond zijn. D.w.z. dat ieder personeelslid dat met SAP dient te werken een weekopleiding kreeg.
Momenteel zijn de meer specifieke en lange-termijnopleidingen ook van start gegaan (o.a. m.b.t. verantwoording).

2. Facturen
Wat de "oude" facturen betreft (deze werden niet ingegeven in SAP) is er momenteel nog een achterstand van 6 à 8 weken. Uiteraard heeft dit tot gevolg dat er problemen zijn met bepaalde leveranciers. Op dit moment worden de facturen verwerkt die bij het Dep. Financiën zijn binnengekomen tussen 28.2.2002 en 1.3.2002.
Van de +/- 28.000 werden er +/- 15.000 facturen behandeld per 25.4.2002.

De nieuwe facturen (ingegeven in SAP) worden momenteel verwerkt voor de periode eind maart ? begin april.
Van de +/- 5.500 zijn er +/- 1.000 behandeld.

De weekstaten worden onmiddellijk per week verwerkt, met uitzondering van een 100-tal die, om een nog onbekende reden, geblokkeerd zitten in SAP.

Van de binnenkomende gelden zijn de belangrijkste ondertussen geboekt. Hier werd echter slechts een 4-tal weken geleden mee begonnen.

Conclusie:
Er is nog een achterstand, maar deze wordt langzaam maar zeker ingelopen, aangezien er momenteel meer wordt verwerkt dan er binnenkomt. SAP heeft een aanpassings- en inlooptijd nodig, waarbinnen wij nog met verschillende problemen zullen geconfronteerd worden. Maar als wij na verloop van tijd de mogelijkheden optimaal van de software kunnen benutten zal SAP zijn "vruchten werpen"

Opmerkingen ACOD:

Zou het niet interessant zijn om binnen elke faculteit een SAP-cel op te richten die kan helpen bij problemen na de opleiding?

Onder andere de Arbeidsgeneeskundige Dienst stond volledig achter dit voorstel, aangezien zich daar ook reeds personeelsleden aanmelden die "door de knieën gaan" t.g.v. SAP.
Momenteel zijn er in bepaalde faculteiten reeds SAP-zelfhulpgroepen ontstaan, wat het belang van de nood aan een SAP-cel toch benadrukt. Mevrouw Cock deelde mee dat de SAP-zelfhulpgroepen op steun kunnen rekenen vanwege de directie Financiën en dat een personeelslid van haar directie de vergaderingen kan bijwonen.

Blijkbaar werd niet op voorhand een studie gemaakt of in alle vakgroepen de infrastructuur aangepast is voor SAP (bijv. aangepaste pc’s); deze kosten moesten in SAP ingecalculeerd worden. Bovendien werd geen ernstig onderzoek gedaan naar de gevolgen binnen de werkorganisatie van de invoering van SAP.

Bepaalde (kleine) vakgroepen hebben niet voldoende personeel (soms zelfs geen secretariaat) die zich met SAP kan bezighouden; deze vakgroepen zouden moeten beroep kunnen doen op hulp uit de directie Financiën of op andere vakgroepen binnen de faculteit, liefst op een facultaire cel ?SAP?.
Vanuit de directie Financiën zou moeten in de gaten gehouden worden welke vakgroepen nog geen facturen ingediend hebben en nagegaan worden waarom dit zo is. Mogelijks zitten personeelsleden hier hopeloos in de problemen. Hier moet naar een oplossing gezocht worden.

Dé vraag, waarop iedereen het antwoord schuldig blijft : Wanneer zal SAP optimaal functioneren?

Notulen BOC 25/4/2002