WP groep 1: doctoraatsfinaliteit

(Via deze link kan u terugkeren naar het overzichtsartikel over het nieuwe WP-beleid)

Hieronder geven we meer toelichting over volgende zaken:

Functie-inhoud

Het gaat hier om personeelsleden die academisch onderzoek verrichten met het oog op het behalen van een doctoraatsdiploma. Zij dienen zich verplicht binnen de 30 dagen in te schrijven voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding conform de bepalingen van het Onderwijs- en Examenreglement.

Deze personeelsleden hebben tijdens hun tewerkstelling recht op deelname aan alle opleidingen, trainingen en coachingstrajecten die door UGent aan doctorandi worden aangeboden.

Aanvulling op basis van amendementen goedgekeurd door raad van bestuur 26 maart 2019:
Als je vaststelt dat je takenpakket dat je wordt opgelegd door je leidinggevende je redelijkerwijze niet toelaat om gedurende voldoende tijd aan je doctoraat te werken, zoals vereist binnen dit type tewerkstelling, dan kan je hiertegen bezwaar aantekenen. Dit kan tot ten laatste 6 maanden vóór het voorziene einde van de tewerkstelling zoals voorzien in het beding van maximale duur in je contract.

Dit bezwaar wordt beoordeeld door een ad-hoccommissie samengesteld uit het facultair bestuur van je betrokken faculteit, aangevuld met de academisch beheerder en de directeur Personeel en Organisatie. In deze ad-hoc commissie zit ook minstens 1 WP-lid vanuit de betrokken faculteit. Indien de commissie niet overtuigd is dat je bezwaar gegrond is, dan is zij verplicht om jou eerst te horen. Bij deze hoorzitting kan je je ook laten bijstaan, bvb door je vakbond of door een andere persoon waarop je vertrouwt.

De ad-hoccommissie neemt finaal de beslissing binnen een termijn van 3 maanden na ontvangst van het bezwaar. Als zij je bezwaar gegrond vindt, dan beslist de ad-hoccommissie om eerst aan de budgethouder te vragen of de feitelijke taakinvulling nog op dergelijke wijze kan worden aangepast dat je binnen de resterende tijd alsnog redelijkerwijze je doctoraat zou kunnen afwerken. Als wordt vastgesteld dat dit in de feiten niet mogelijk is, dan beslist de commissie dat je contract wordt omgezet naar een gewone arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd zonder beding van maximale duur, dwz zonder voorzien einde van de tewerkstelling. Mocht dit nieuwe contract later alsnog dienen te worden opgezegd, bvb bij tekort aan financiering, dan is het zo dat de opzeggingstermijn in dat geval ten vroegste aanvangen op de datum waarop je tewerkstelling zou zijn geëindigd volgens je oorspronkelijke arbeidsovereenkomst met beding van maximale duur.

(naar inhoudstafel)

Aanwerving

In geval van een contractuele functie als WP behorend tot groep 1 zijn er twee mogelijkheden tot aanwerving:

  1. Bij voorkeur via een openbare vacature:
    • De aanwerving via openbare vacature gebeurt in maximaal drie fasen, in onderstaande volgorde, tot een geschikte kandidaat wordt gevonden.
    • In elke fase staat de budgethouder zelf in voor de eindselectie van de ingediende kandidaturen. De budgethouder bepaalt zelf de te volgen werkwijze en waarborgt hierbij een objectieve beoordeling en gelijke behandeling van alle kandidaten. De budgethouder bezorgt aan de directie Personeel en Organisatie een beknopte schriftelijke motivatie (via het voorstel tot aanwerving) over de keuze van de kandidaat.
    • De drie fasen zijn als volgt:
      1. De vacature wordt gedurende 7 kalenderdagen aangeboden aan bestaande WP-leden die in implacement zitten, en voor wie dus op korte termijn naar een nieuwe tewerkstelling wordt gezocht bvb omdat er geen financiering meer beschikbaar is op hun huidige plaats van tewerkstelling binnen UGent.
      2. Indien in de implacement fase geen geschikte kandidaat wordt gevonden, dan wordt de vacature in een zogenaamde interne ronde gedurende 7 kalenderdagen bekend gemaakt aan alle WP-leden tewerkgesteld aan UGent.
      3. Indien in deze interne ronde geen geschikte kandidaat wordt gevonden, dan wordt de vacature extern bekendgemaakt gedurende minstens 7 kalenderdagen.
  2. Zonder openbare vacature blijft evenwel mogelijk, via aanduiding van een geschikte kandidaat door de budgethouder, bvb een master-student wiens thesis men heeft begeleid en die blijk heeft gegeven van de nodige capaciteiten voor het werken aan een doctoraat. In dit geval wordt een extra ZAP-lid uit dezelfde vakgroep mede bij de selectie betrokken (als ‘second opinion’) volgens het 4-ogen-principe.

(naar inhoudstafel)

Type contract en duurtijd tewerkstelling

WP-leden behorend tot groep 1 krijgen een contract van onbepaalde duur met daarin een beding van maximale duur.

Concreet betekent dit dat reeds vanaf de start wordt afgesproken wanneer ten laatste het contract zal worden opgezegd. Behoudens uitzonderlijke verlenging (zie verder) zijn er hierbij drie mogelijkheden:

  • De tewerkstelling zal eindigen na 4 jaar. Deze optie is verbonden aan de voorwaarde dat het betrokken personeelslid minstens 90% van zijn of haar werktijd kan besteden aan het doctoraat. Dit is analoog aan de regel die geldt bij bvb een 4-jarig FWO-aspirantschap.
  • De tewerkstelling zal eindigen na 6 jaar. Deze optie is verbonden aan de voorwaarde dat het betrokken personeelslid minstens de helft van zijn of haar werktijd kan besteden aan het doctoraat. Dit is analoog aan de regel die geldt bij een 6-jarig assistentenmandaat.
  • De tewerkstelling zal eindigen na een (vooraf bepaalde) periode van maximum 2 jaar. Het gaat hier om een zogenaamd “afrondingsmandaat” voor doctorandi die voorheen reeds een bepaalde periode aan hun doctoraat hebben gewerkt in hetzelfde of een ander statuut. Het betrokken personeelslid dient in dit geval de volledige werktijd te kunnen besteden aan het doctoraat. Dergelijk afrondingsmandaat is min of meer analoog aan het extra jaar verlenging dat uitzonderlijk en mits goede motivering kan worden toegekend aan assistenten voor het afronden van hun doctoraat nadat de mandaatperiode van 6 jaar is afgelopen.

Indien men vóór de aanwerving als WP groep 1 reeds aan het doctoraat heeft gewerkt, dan worden deze voorgaande jaren mee in rekening genomen om de resterende maximale duur van het beding uit de eerste twee opties te bepalen zodat in totaal het overeenkomstige maximum van 4 jaar of 6 jaar niet wordt overschreden. Dit betekent dat indien men voorheen reeds 6 jaar aan het doctoraat heeft gewerkt een aanwerving als contractueel WP behorend tot groep 1 uitsluitend nog mogelijk is onder de vorm van een afrondingsmandaat van 2 jaar. Aanwerving als contractueel WP behorend tot groep 3, onder de regels die gelden voor die groep, blijft daarna wel mogelijk.

(naar inhoudstafel)

Zijn er verlengingen mogelijk

Aanpassing op basis van amendementen goedgekeurd door raad van bestuur 26 maart 2019: WP-leden behorend tot groep 1 hebben recht op een verlenging voor de duur van de afwezigheid in geval van moederschapsrust, langdurige ziekte (pro rata in geval van deeltijdse werkhervatting), of het opnemen van voltijdse thematische verloven (= verlof voor medische bijstand, ouderschapsverlof (in dit geval ook pro rata verlenging in geval van deeltijds), palliatief verlof, Vlaams Zorgkrediet (in dit geval ook pro rata in geval van deeltijds indien motief zorg voor een kind)).

Daarnaast kunnen zij uitzonderlijk eenmalig een afrondingsmandaat van maximum 2 jaar toegekend krijgen zoals hierboven beschreven bij “Type contract en duurtijd tewerkstelling”.

Wanneer een van bovenstaande verlengingen wordt toegekend dan wordt de einddatum van tewerkstelling zoals voorzien in het beding van maximale duur aangepast via een door werknemer en werkgever ondertekende bijlage bij de bestaande arbeidsovereenkomst.

(naar inhoudstafel)

Percentage tewerkstelling

WP-leden behorend tot groep 1 hebben een voltijdse tewerkstelling. Dit kan als voltijds contractueel WP-lid, maar kan ook door een deeltijdse tewerkstelling als contractueel WP-lid aangevuld met een of meer deeltijdse tewerkstellingen in andere statuten binnen of buiten UGent zodanig dat in totaal een voltijdse tewerkstelling wordt bereikt.

In elk geval garandeert de UGent, ook in geval van combinatie met een deeltijdse tewerkstelling buiten UGent, dat het betrokken personeelslid steeds minstens 50% van een voltijdse opdracht kan besteden aan het eigen doctoraatsonderzoek.

(naar inhoudstafel)

Verloning en anciënniteit

WP-leden behorend tot groep 1 worden verloond in de salarisschaal WM1. Dit is dezelfde salarisschaal als deze die van toepassing is voor mandaatassistenten en bursalen. Net als bij deze andere statuten is er geen doorgroei mogelijk naar een andere salarisschaal.

Binnen deze salarisschaal WM1 krijgt men het salaris dat overeenstemt met de toegekende geldelijke anciënniteit.

Deze toegekende geldelijke anciënniteit bij aanwerving wordt bepaald op basis van de voorgaande periodes van tewerkstelling. Volgende tewerkstellingen komen hiervoor in aanmerking:

  1. Automatisch
    • Periodes als assistent, als bursaal, als mandaathouder bij het FWO, het IWT, het IWONL, … of als mandaathouder van een andere door de Vlaamse Regering erkende instelling voor wetenschappelijk onderzoek die hiermee is gelijkgesteld.
    • Periodes van tewerkstelling in een ander statuut bij een Vlaamse universiteit in zoverre het gaat om een opdracht die wetenschappelijke activiteiten omvat. Hierbij worden taken van praktijkgebonden onderwijs ook mee in rekening gebracht.
    • Periodes van formeel toegestane wetenschappelijke activiteiten als vrijwilliger bij een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap.
  2. Mits de desbetreffende activiteiten aantoonbaar zijn en bij de aanwerving door UGent als voldoende relevant worden beschouwd
    • Periodes van tewerkstelling aan een universiteit buiten Vlaanderen of aan een andere binnen- of buitenlandse wetenschappelijke instelling in zoverre het gaat om een opdracht die wetenschappelijke activiteiten omvat en voor zover het universiteitsbestuur de geleverde prestaties als zodanig erkent.
    • Periodes van relevant geachte, aantoonbaar verrichte wetenschappelijke activiteiten in een hogeschool van de Vlaamse Gemeenschap.
    • Periodes van relevant geachte, aantoonbaar verrichte andere (wetenschappelijke) activiteiten in een binnen- of buitenlands bedrijf of kennisinstelling.

Merk op: de bovenvermelde periodes van voorgaande tewerkstelling tellen slechts volledig mee voor het bepalen van de geldelijke anciënniteit wanneer het gaat om een tewerkstelling van minstens 50%. Wanneer de tewerkstelling minder dan halftijds was, dan wordt deze slechts als halftijds mee in rekening genomen. Concreet voorbeeld: twee jaar als relevant beschouwde tewerkstelling aan 40% als medewerker in de R&D afdeling van een bedrijf resulteert in 1 jaar toe te kennen geldelijke anciënniteit voor de inschaling bij aanwerving.
Maar: tewerkstelling als contractueel WP aan UGent, zowel vóór als na de invoering van het nieuwe WP-beleid, zullen steeds volledig in aanmerking worden genomen voor het bepalen van de geldelijke anciënniteit, ongeacht het percentage tewerkstelling. In dit geval wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen tewerkstellingen van meer of minder dan 50%. Concreet voorbeeld: twee jaar tewerkstelling aan 40% als contractueel WP bij UGent telt mee als twee jaar geldelijke anciënniteit.

De geldelijke anciënniteit wordt uitgedrukt in jaren en volle kalendermaanden. De opbouw van geldelijke anciënniteit bij tewerkstelling als WP-lid bij UGent begint steeds op de eerste van een maand. Indien de tewerkstelling niet start op de eerste van de maand, dan begint de anciënniteitsopbouw vanaf de eerste van de maand die daarop volgt.

(naar inhoudstafel)

Aanvullend pensioen

Gedurende de periode van tewerkstelling als contractueel WP-lid behorend tot groep 1 worden aanvullende pensioenrechten opgebouwd conform het aanvullend pensioenplan dat sinds 2016 van kracht is voor contractuele personeelsleden behorend tot het administratief en technisch personeel.

Concreet betekent dit dat UGent maandelijks een bijdrage stort in het speciaal daartoe opgerichte aanvullend pensioenfonds. Het gestorte bedrag wordt berekend als een bepaald percentage van het loon dat het WP-lid ontvangt. Dit percentage is afhankelijk van de voor het aanvullend pensioen in aanmerking komende anciënniteit van het betrokken WP-lid. Het door UGent gestorte bedrag wordt vervolgens in het aanvullend pensioenfonds verder gekapitaliseerd (en brengt dus interesten op) volgens de regels van het pensioenreglement.

Op het moment van pensionering zal het op die manier opgebouwde aanvullend pensioenbedrag worden uitgekeerd. Naar gelang de hoogte van het opgebouwde bedrag en de keuze van het personeelslid op het moment van pensionering zal dit aanvullend pensioen kunnen worden uitbetaald als een eenmalig kapitaal, of als een maandelijkse aanvullende pensioenrente.

Merk op: voor wie als contractueel WP-lid verbonden was aan UGent op 1 januari 2019 (en niet bij het oude pensioenplan was aangesloten) worden door UGent retroactief bijdragen gestort in het aanvullend pensioenfonds voor de periodes als contractueel WP bij UGent vanaf 1 januari 2016.

(naar inhoudstafel)

Mogelijkheden tot beëindiging van de tewerkstelling

Op de einddatum die in de arbeidsovereenkomst is voorzien in het beding van maximale duur

Aanpassing op basis van amendementen goedgekeurd door raad van bestuur 26 maart 2019: In dit geval loopt de tewerkstelling af op de einddatum zoals voorzien in het beding van maximale duur. De UGent zal minstens 6 maanden voor deze voorziene datum per brief of mail een kennisgeving versturen naar het betrokken WP-lid.

Ontslag na negatieve evaluatie

Het contractueel WP-lid behorend tot groep 1 wordt een eerste maal geëvalueerd 1 jaar na aanwerving. Vervolgens wordt er tweejaarlijks een nieuwe evaluatie georganiseerd.

Naast deze evaluatiemomenten vindt er ook jaarlijks minstens 1 feedbackgesprek plaats. Deze gesprekken zijn bedoeld als reflectiemoment, individuele coaching en loopbaanbegeleiding van het betrokken WP-lid met de bedoeling om het presteren en functioneren te versterken. Indien het WP-lid of de budgethouder daarom vragen dan wordt er een schriftelijk verslag opgesteld van dit gesprek.

De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van een reflectieverslag dat door het personeelslid wordt opgemaakt (dit mag overeenkomen met het jaarlijkse voortgangsrapport in het kader van het doctoraat), en een evaluatiegesprek tussen het personeelslid en de budgethouder. De evaluatie gebeurt door de budgethouder en bestaat uit een kort evaluatierapport en een gemotiveerde eindconclusie in termen van “zeer goed”, “goed”, “ondermaats” of “onvoldoende”. Hierbij wint de budgethouder het advies in van de andere personen die conform het Onderwijs- en Examenreglement instaan voor de doctoraatsbegeleiding (= de tweede promotor, de doctoraatsbegeleidingscommissie, …).

Het evaluatieverslag wordt binnen de 14 kalenderdagen door de budgethouder voor kennisname overgemaakt aan het personeelslid. Indien het personeelslid niet akkoord gaat met de eindconclusie van de evaluatie dan kan hij of zij binnen een termijn van 7 kalenderdagen na deze kennisgeving hiertegen beroep aantekenen bij de raad van beroep.

De raad van beroep bestaat uit een voorzitter ZAP-lid, één raadslid per representatieve vakorganisatie (ACOD, ACV, VSOA) en evenveel raadsleden namens het universiteitsbestuur met onder deze laatsten minstens 1 WP-lid.

De raad van beroep hoort minstens het personeelslid en de budgethouder, en wint ook advies in bij de betrokken vakgroepvoorzitter of in voorkomend geval bij de betrokken decaan indien de vakgroepvoorzitter de budgethouder is. Vervolgens brengt de raad van beroep binnen een termijn van 6 weken na beroepsaantekening door het personeelslid een gemotiveerd advies uit over de eindconclusie van de evaluatie. Dit advies wordt tot slot voorgelegd aan het Bestuurscollege dat dan een gemotiveerde beslissing neemt.

Bij een eindconclusie “onvoldoende” (in voorkomend geval na bevestiging in beroep) wordt de tewerkstelling beëindigd met naleving van de wettelijke opzeg.
Merk op: beroep aantekenen tegen de evaluatie schort de opzegtermijn niet op, behalve indien hierdoor de tewerkstelling zou eindigen vooraleer de beroepsprocedure is afgerond.

Ontslag na een tuchtbeslissing

Na zeer ernstige tuchtfeiten zal het ontslag als tuchtsanctie kunnen worden uitgesproken. Hiertoe dient het tuchtreglement voor WP-leden momenteel nog te worden uitgewerkt. Dit reglement zal minstens voorzien in een voorafgaandelijke schriftelijke mededeling van de bezwarende gronden, in een voorafgaandelijke hoorplicht en in een mogelijkheid tot beroep.

Ontslag op initiatief van het personeelslid

Het personeelslid dat zelf zijn of haar tewerkstelling als contractueel WP-lid bij UGent wenst stop te zetten kan dit door conform de bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet de wettelijk voorziene opzeg te geven. Op het einde van deze wettelijke opzegtermijn eindigt de tewerkstelling. Indien het personeelslid en de werkgever onderling een akkoord bereiken over een kortere opzegperiode dan kan het personeelslid reeds vroeger vertrekken.

Aangezien zelf ontslag nemen (al dan niet in onderling akkoord) belangrijke gevolgen geeft, bvb voor het recht op werkloosheidsuitkeringen, raden wij u aan om zeker eerst uw vakbond te raadplegen alvorens een dergelijke stap te zetten!

(naar inhoudstafel)

Implacement?

Er is geen implacement voorzien voor contractuele WP-leden behorend tot groep 1. Zij krijgen dus geen voorrang bij nieuwe WP-vacatures. Zij kunnen wel net als alle andere WP-leden kandideren voor een WP-vacature van zodra deze in de interne ronde wordt bekendgemaakt.

Als u nog specifieke vragen zou hebben, kan u steeds contact opnemen met een van onze afgevaardigden, of via
acod@ugent.be